Picklisty – seznamy předem definovaných hodnot

Picklisty v Salesforce jsou v tomto případě seznamy s předem definovanými položkami na těchto seznamech. Uživatel může z této nabídky vybírat buď jednu konkrétní položku (standardní picklist) nebo několikero položek (Multi-select Picklist).

Picklisty slouží k jednoduššímu zadávání dat a standardizaci výběrových hodnot. Protože uživatel vybírá z předem navrženého seznamu, nedochází k odlišnostem v názvosloví u stejné položky, která by vznikala při vypisování těchto hodnot. Takový seznam tedy zjednodušuje výběr i práci jak na straně uživatele, který ze seznamu vybírá určité hodnoty, tak také příjemce dat, který data sbírá a hodnotí.

Nabídka Picklistu před rozbalením rozšiřujícího seznamu obvykle udává jednu z konkrétních hodnot nebo neudává hodnotu žádnou. Jednou z možností, kterou uživatel při tvorbě Picklistu zadává, je možnost, zda je nutné tuto hodnotu zadávat vždy, když tvoříme zadání, nebo zda můžeme hodnotu v picklistu nechat nevyplněnou.

Picklisty v rozhraní Salesforce obsahuje dvě části. The field definuje o jaký typ picklistu se jedná (Standard, Custom, Custom Multi.-Select). Pole hodnot poté udává konkrétní hodnoty, které jsou k dispozici pro výběr.

Vlastnosti pole hodnot mohou být, při náročnějším zadání, definovány podle závislosti na jiných záznamech. Proto odlišuje hodnoty nezávislé, závislé a kontrolované.

V další části vytvoříme a uvedeme v život jeden praktický picklist.

Naše finanční oddělení potřebuje zobrazit na objektu obchodních partnerů (Accounts) položku, která bude znázorňovat obecné finanční zdraví společnosti, vyplývající z finančních a účetních analýz. Na základě těchto hodnocení mohou naše obchodní oddělení přizpůsobit taktiku při vyjednávání nových zakázek, popř. zvažovat ukončení spolupráce.

Manager finančního oddělení požádal Salesforce Administrátora, aby na object Account přidal položku Finanční zdraví formou Picklistu s těmito záznamy: Konjunktura, Stabilní, Stagnující, Klesající, Hrozící insolvence a speciální položku pro Velmi rizikovou společnost.

Pro přidání položky na požadovaný objekt začneme standardně:

  • přes tlačítko Setup  (1.)
  • v pravém horním rohu a záložku Object manager (2.). Vybereme položku Account (3.)
  • a z podseznamu Fields & Relationships (4.).
  • Novou položku na objekt vytvoříme kliknutím na tlačítko New (5.) v pravém horním rohu.
  • V dalším kroku vybereme možnost Picklist (6.). Volbu potvrdíme tlačítkem Next. 
  • Nazvěme (7.) toho pole Financial Health. Hodnota API bude dosazena automaticky, popř. můžeme dosadit vlastní.
  • Protože potřebujeme seznam námi požadovaných hodnot, vybereme u možnosti Values (8.) volbu Enter values, with each value separated by a new line. Hodnoty je nutné oddělit novým řádkem.
  • Možnost Display values alphabetically, not in the order entered (9.) zajistí, že hodnoty seznamu budou seřazeny v abecedním pořadí. Pro účely tohoto příkladu necháme hodnoty logicky seřazené sestupně podle ekonomické fáze a necháme tedy políčko neoznačené.
  • Poličko Required (10.) označíme, pokud chceme, aby byla první hodnota ze seznamu uváděná vždy při založení nebo úpravě na objektu Account. Protože ne vždy je možné znát finanční výsledky a relevantně tak označit ekonomickou kondici společnosti, necháme políčko prázdné. 
  • Pokračujeme (11.) přesunem na další stránky kliknutím na stránku Next. Na další stránce vybereme, pro které uživatele bude pole viditelné, resp. kdo z uživatelů bude moct pole upravovat. Pokračujeme na další stránku a záznam uložíme tlačítkem Save (12.).

 

Obrázek 1: Vkládání hodnot pro nový Picklist

Picklist

Obrázek 2: Seznam polí příslušného objektu.

Picklisty

Obrázek 3: Výběr ze seznamu hodnot (picklistu) na Account objektu.

Vytvořili jsme nový seznam hodnot (picklist), který poskytne zainteresovaným subjektům rychlý přehled o finanční životaschopnosti spřízněných ekonomických partnerů.